Koniec roku - ważne dla ngo aspekty formalne
Zbliża się koniec roku 2016. Działające organizacje pozarządowe powinny uporządkować sprawy formalne i finansowe. Warto przed końcem roku dokonać przeglądu przychodów, kosztów oraz należności i zobowiązań, które znajdą się potem w naszym sprawozdaniu finansowym. Poniżej krótki spis, o czym należy pamiętać.
- Zapłacić należne urzędom składki i podatki, w tym pamiętać o opłaceniu podatków i składek za grudniowe wynagrodzenia opłacane z pieniędzy publicznych.
- Weryfikacja, czy organizacja zapłaciła wszystkie swoje zobowiązania (rachunki, faktury).
- Weryfikacja, czy koszty poniesione w czasie realizacji projektu zgadzają się z planowanym kosztorysem - przeksięgować niezgodne z planem wydatki. Jeśli to jeszcze możliwe, poprosić grantodawcę o zgodę na zmianę.
- Wydać pieniądze z dotacji! Zweryfikować, czy zostały zapłacone wszystkie faktury i rachunki związane z realizacją projektów, które kończą się w grudniu.
- FUNDACJE - jeśli jako OPP nie złożyły sprawozdania na pozytek.gov.pl, wysłać sprawozdanie z działalności fundacji za poprzedni rok (do 31.12.2016).
- STOWARZYSZENIA - przypomnienie członkom o opłaceniu składek.
- Organizacje prowadzące działalność odpłatną pożytku publicznego - sprawdzenie rozliczeń działań prowadzonych w ramach działalności odpłatnej, czyli weryfikacja, czy koszty
i przychody się bilansują. - Zrobić inwentaryzację kasy! Sprawdzić na dzień 31 grudnia, czy ilość gotówki w kasie zgadza się z ostatnim raportem kasowym.
- Zrobić weryfikację sald na rachunku bankowym! Czy stan kont bankowych
w zestawieniach księgowych zgadza się z ostatnim wyciągiem bankowym?
Wykorzystanie otrzymanej dotacji.
Przy korzystaniu przez organizację pozarządową z dotacji warunki dotyczące wydawania przekazanych pieniędzy są zwykle zapisane w umowie. Przed zakończeniem okresu realizacji dotacji warto zajrzeć do umowy dotacyjnej, by upewnić się, że jesteśmy w stanie wypełnić wszystkie zawarte w niej obowiązki.
Jeśli termin realizacji dotacji zbiega się z końcem roku, musimy poznać warunki rozliczenia kosztów i wydatków. Jeśli otrzymaliśmy dotację na okres kończący się 31 grudnia 2016 r., to możemy ponosić koszty tylko do końca roku. Ale musimy jeszcze wiedzieć, czy mamy wydać wszystkie pieniądze w tym czasie, czy też możemy jeszcze w styczniu dokonywać płatności związanych z kosztami grudniowymi.
Zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 151. ust. 2. pkt 3.) „termin wykorzystania dotacji, nie (może być) dłuższy niż do dnia 31 grudnia danego roku budżetowego”. Przykładem takiego kosztu, którego płatność tradycyjnie jest dokonywana w kolejnym miesiącu, są składki ZUS (do 15 dnia następnego miesiąca) czy podatku dochodowego od osób fizycznych (do 20 dnia następnego miesiąca). Jeśli więc np. wypłacimy wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie w grudniu, to mamy obowiązek zapłaty podatku dochodowego do 20 stycznia.
W przypadku projektów realizowanych ze środków FIO (Funduszu Inicjatyw Obywatelskich), lub z innych środków rządowych, tylko koszty zapłacone do 31 grudnia będą uznane za kwalifikowane. W przypadku środków samorządowych jest podobnie (choć mogą się zdarzyć przypadki samorządów, które dopuszczają zapłatę pochodnych od wynagrodzeń – składek ZUS i podatku od osób fizycznych – jeszcze w styczniu; należy o to dopytać w urzędzie np. gminy).
Tak więc wszystkie faktury i rachunki dotyczące kończącego się projektu muszą wpłynąć do organizacji i być zapłacone jeszcze w grudniu.
Termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji
Może się zdarzyć, że nie uda nam się wykorzystać całej otrzymanej dotacji. W takiej sytuacji powinniśmy sprawdzić w umowie, w jakim terminie mamy obowiązek jej zwrotu na konto bankowe instytucji finansującej. W wypadku środków publicznych (np. samorządowych, FIO) termin wynika z ustawy o finansach publicznych (art. 151. ust. 2. pkt 6.) i wynosi „nie dłużej niż 15 dni od określonego w umowie dnia wykonania zadania”. Pamiętajmy jednocześnie o konieczności doliczenia odsetek ustawowych od zwracanej części dotacji (za cały okres przetrzymywania jej na koncie bankowym organizacji do dnia zapłaty).
Termin złożenia sprawozdania
Termin złożenia sprawozdania z realizacji projektu zwykle również jest zapisany w umowie. Przy umowach przekraczających okres jednego roku często wymagane jest sprawozdanie okresowe, np. za pierwszy rok realizacji projektu. Upewnijmy się, czy sprawozdanie takie mamy złożyć do 31 grudnia, czy też sporządzić je za okres do 31 grudnia, z późniejszym, ale zwykle też określonym terminem jego przesłania.
W przypadku umów o dofinansowanie ze środków publicznych, przeznaczonych na realizację zadania publicznego, termin złożenia sprawozdania końcowego wynosi 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. Tak więc jeśli projekt kończy się 31 grudnia 2016 roku, to termin złożenia rozliczenia końcowego przypada 30 stycznia 2017 r.
Opracowała na podst. informacji
zawartych na stronie poradnik.ngo.pl
Karolina Furmańska
Doradca dla organizacji pozarządowych